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L’analyse de données RH – 9 étapes clés pour bien commencer

 

Les services des Ressources Humaines (RH) ont la chance d’avoir une multitude de données à disposition en interne mais aussi en externe.

Jusqu’à maintenant, les RH se contentaient de collecter, de mettre à jour les données dans leur système SIRH et de s’assurer que les données pour la paie soient correctes. De plus en plus, les entreprises se rendent compte du potentiel de l’analyse de ces données RH dans leur prise de décision stratégique. Mais très peu les exploitent pleinement et se contentent de produire quelques indicateurs généraux sans forcément s’en servir.

Avant de passer à des analyses prédictives et prescriptives souvent très complexes, longues et coûteuses à mettre en place, vous pouvez commencer par l’analyse descriptive et l’optimiser.

Devant l’ampleur de la tâche, il est important d’initier un mouvement et d’élaborer un plan d’action.

Mais par où commencer ?

Je vous propose 9 étapes clés qui vous permettront de partir sur de bonnes bases.

 

1. Faire l’inventaire de vos données RH

Quelles sont les données que vous possédez déjà et quelles sont celles que vous n’avez pas et qui pourraient vous être utiles ?

Quelles sont celles que vous collectez seulement sur papier, que vous n’avez pas intégrées dans votre base de données et/ou que vous n’avez pas encore analysées ?

HR data sources

Les données RH proviennent d’une liste très diverse de sources de données sur chaque employé.

 

2. Réaliser un diagnostic qualité de vos données

Vos données RH sont-elles correctes ? Sont-elles à jour ? Y a-t-il des données manquantes ?

Sont-elles toutes enregistrées de la même manière et avec les mêmes codes ou dénominations ?

A partir de ce diagnostic, vous pouvez mettre en place un plan d’action pour actualiser, compléter et harmoniser vos données. De ce diagnostic, peut déboucher un plan de formation ou de remise à jour des connaissances des personnes entrant les données.

Vous pouvez également, convenir de contrôles réguliers de vos données.

 

3. Définir votre problématique d’entreprise

Quelles sont les principales questions que se posent vos managers, ou votre PDG ? Quel est le principal défi auquel votre entreprise fait face actuellement ?

Ces questions sont importantes pour vous orienter. La principale raison de faire ces analyses de données RH, est d’apporter des réponses, des hypothèses ou des débuts de solution à vos ‘Business Partners’.

 

4. Définir vos objectifs, priorités et stratégie d’analyse

Infographic - Analyse de données RH

 

Que cherchez-vous à savoir avec vos données RH ? Voulez-vous obtenir des arguments chiffrés pour valider vos intuitions ?

Souhaitez-vous présenter ces informations afin d’appuyer vos propositions, projets, activités auprès de la direction ? Voulez-vous bâtir un réel outil d’aide à la décision ?

 

 

5. Définir vos KPI  et outils de mesure

Pour répondre à vos objectifs, il vous faut identifier les indicateurs-clés (KPI – Key Performance Indicators) ainsi que leurs outils de mesure.

 


Exemple

Vous voulez savoir si votre entreprise respecte vos ambitions en terme de Diversité et Inclusion.

La mesure de la parité hommes-femmes sur l’ensemble du personnel n’est pas suffisante. Des critères comme la part des femmes dans la population de vos cadres, dans les fonctions clés de votre organisation et dans l’équipe de direction sont importants à ajouter.

La parité hommes-femmes en terme de salaire est à analyser en profondeur, ainsi que l’accès et la participation aux formations. La Diversité ne se limite pas au genre.

Vous pouvez aussi mesurer la diversité générationnelle en mesurant la part de la génération Y et X dans vos effectifs ou vous pouvez vous pencher sur la diversité culturelle avec la part de collaborateurs ayant eu des expériences à l’étranger ou de différentes nationalités ou maitrisant différentes langues.


 

6. Préciser les méthodes de calculs et les données RH

Expliquez les données qui ont utilisées ainsi que leur méthode de calcul. Une fois définie, il est important de toujours garder la même méthode afin de pouvoir mesurer l’évolution dans le temps et comparer les chiffres.

 


Exemple

Le taux de rotation (Turnover) peut se calculer de différentes manières. Il s’agit du pourcentage de départs par rapport à l’effectif d’une période donnée.

Je vous présente aujourd’hui 2 manières de calculer ce Turnover :

  • on peut calculer le nombre de départs chaque mois divisé par l’effectif du mois précédent
  • ou ce nombre de départs peut être divisé par la moyenne de l’effectif des derniers 12 mois (Cela permet d’avoir un nombre plus stable que le mois précédent).

 

D’où l’importance de bien définir chaque terme et chaque formule de calcul pour obtenir son indicateur et de bien communiquer sur cette formule afin que chaque personne dans l’entreprise ait la même manière de calculer. Ainsi, les comparaisons en interne, avec l’extérieur et dans le temps pourront se faire de manière fiable.

 

7. Planifier et automatiser

Pour être efficace, il faut planifier une fréquence d’analyse de données et automatiser vos calculs pour gagner du temps.

Afin de mesurer l’évolution de vos critères, penser à analyser régulièrement vos données et chercher à effectuer ces calculs avec une fréquence adéquate au rythme de votre organisation et sans intervention humaine.

Un tableau de bord peut alors être mis en place. Je préconise une fréquence trimestrielle voire mensuelle et peut se planifier en fonction des réunions stratégiques et de direction. Ainsi, vous aurez les informations les plus à jour à donner.

 

Infographic : étapes de l'analyse RH par Aude Burriat

8. Rechercher des valeurs de références

Afin de mieux vous situer, je vous conseille de rechercher des valeurs de références ou ‘benchmark’ (internes ou externes).

 


Exemple

Vous avez calculé votre taux de rotation volontaire du personnel (Voluntary Turnover) mais vous ne savez pas si votre entreprise est plutôt dans les bons élèves ou les mauvais élèves.

Vous pouvez trouver le taux moyen de votre secteur d’activité ou d’entreprises comparables à la vôtre et vous en référer. Les chambres de commerce et d’industries ainsi que les sites comme ‘Glassdoor.com’ sont de bonnes sources.


N’oubliez pas de mentionner vos sources lorsque vous présentez ces références.

 

9. Communiquer votre plan d’action d’analyse RH et vos résultats

Commencez à présenter vos calculs et analyses auprès de vos collègues RH pour vous assurer que ces données reflètent bien la réalité. Aussi, cela va vous permettre de débattre et d’expliquer les résultats.

Une fois ‘validées’, vous pouvez présenter vos données à vos managers et votre direction. Vous commencerez par des informations générales, des questions viendront et vous pourrez affiner vos analyses selon l’intérêt de vos interlocuteurs.

De ces échanges, vous allez pouvoir plus facilement en tirer des actions à réaliser pour modifier/ corriger certaines tendances.

 

– – –

 

Il est important de suivre l’ensemble de ces 9 étapes dans cet ordre car cela va vous donner un cadre solide de départ. Les 2 premières étapes touchent à la maintenance des données. Les étapes 3 et 4 sont importantes pour mettre votre analyse de données au service de la stratégie et l’activité de votre entreprise. Les étapes 5, 6 et 7 sont la partie technique à valider. L’étape 8 amorce une recherche de données externes. Enfin, l’étape 9, la communication, est toute aussi cruciale que le reste car elle va mettre en valeur votre démarche et vos résultats.

Alors maintenant que vous avez toutes les clés en main, qu’attendez-vous pour passer à l’action ?

 

Aude Burriat, HR Specialist

 

Aude Burriat

HR Specialist

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